3 Vanliga Projektfällor Och Hur Du Undviker Dem Effektivt

Betalt reklamsamarbete tillsammans med Millnet.

Undvik dessa vanliga projektmisstag…

Har du eller ska du starta eget i en bransch där tidsloggning och rapportering är kritiskt? Då är den här guiden som gjord för dig. Vi går nämligen igenom de 3 vanligaste projektfällorna, misstagen som alla gör någon gång och som kan ta ett projekt från lyckat till katastrof.

1: Oplanerad övertid

Med oplanerad övertid menar vi när man behöver lägga mer tid på ett projekt än vad som först var planerat. För att minimera risken med att lägga för mycket tid på ett projekt och alltid ha en bra överblick så behövs ett professionellt tidrapporteringssystem. Ett bra exempel på smidig tidrapportering hittar man Millnet Tid & Projekt, ett tidrapportrteringssystem från det Svenska företaget Millnet. En stor fördel med deras verktyg är att det finns integrationer mot många stora system och att det är skalbart och lätt att anpassa, oavsett om ni är 3 eller 30 i ert projektteam.

Men ett bra tidrapporteringssystem räcker inte hela vägen för att undvika att man lägger för mycket tid på ett projekt. Det är nämligen kritiskt att ha stenkoll på två parametrar:

• Hur långt har vi kommit?
• Hur mycket tid har vi lagt? – (Här hjälper ett tidrapporteringssystem till)

Har vi kolla på ovanstående så vet vi om vi är i fas eller inte. Men det är viktigt att skilja på ”Hur mycket tid har vi lagt?” och ”Hur ligger vi till mot deadline?”, det är nämligen två helt olika saker som många lätt blandar ihop.

Bara för att vi har 1 vecka kvar till deadline så betyder inte det att vi har en veckas arbetstid kvar att lägga på projektet. Varje timme spenderad på ett projekt är en intern kostnad, eftersom personen som jobbar skulle ha kunnat jobba med något annat istället. Så om du blandar ihop tid och tid så att säga så kan det bli ett projekt med väldigt dålig lönsamhet.

2: Scope creep

Scope creep innebär att projektets scope, alltså vad som kommit överens om, luckras upp i kanterna och börjar ”flyta ut”. Effekten av detta är ofta att projektteamet jobbar med saker som inte ingick i projektet från början. Detta leder så klart till att det blir omöjligt att hålla deadline och att mer tid än planerat behöver läggas på projektet.

Det är viktigt att förstå att Scope creep inte bara uppstår på grund av en krävande kund som försöker ”få en massa gratisjobb”. Oftast så uppstår faktiskt Scope creep på grund av en dåligt definierad målbild och otydlig kommunikation både inom projektteamet och mot kund. När en kund frågar efter något som känns intressant men inte ingår i projektet så är det viktigt att kunna säga nej, och hänvisa till vad man kommit överens om. Kunden är som sagt inte alltid medveten om att det hen frågar efter inte ingår i projektet, det kanske är ni som leverantör som varit otydliga?

3: Olika bild av slutleveransen

Som nämnt ovanför både en och två gånger så är det helt avgörande att vara 100% överens om vad projektets målbild är, både mot kund och internt. Projektteamet behöver dessutom vara överens om både målbild och tillvägagångssätt, alltså hur ska det som behöver göras faktiskt ska göras för att vi ska få bästa möjliga resultat och hålla oss inom ramarna för tid, material, kostnader etc.

Sammanfattningsvis om vanliga projektfällor

Här nedanför är en kort sammanfattning över 3 vanliga projektfällor:

1. Oplanerad övertid – Lägger man mer tid än planerat så riskerar man inte bara att gå över deadline, det blir även dyrare eftersom varje timme spenderad innebär en intern kostnad.
2. Scope creep – Om alla parter inte är 100% överens om vad som ingår i projektet och inte så löper man alltid risken att projektets ramar luckras upp och börjar flyta ut. Resultatet av detta är så gott som alltid att man går över deadline och att projektet blir dyrare än planerat.
3. Olika bild av slutleveransen – För att säkerställa effektivitet och minimera missförstånd så är det viktigt att vara överens med kunden om vad som ska göras. Men det är också viktigt att vara överens internt i projektteamet om vad som ska göras och hur man ska göra det.

Där har du det, 3 vanliga projektfällor, och hur du undviker dem!